存證信函怎麼寫？4個重點+範例教你正確撰寫

存證信函怎麼寫？核心就是「人、事、時、地、物」寫清楚、事實按時間條列、要求明確加上合理期限、用郵局一式三份雙掛號寄出並保留收據。 它本身沒有強制執行力，功能在於透過郵局留存副本來「存證」你已在特定時間為特定內容的催告或意思表示，並作為民法第129條第1項第1款「請求」而中斷時效的事由，但依民法第130條須於請求後六個月內起訴或為與起訴有同一效力之行為，否則視為不中斷。時效中斷者，自中斷之事由終止時，重行起算；因起訴而中斷之時效，自受確定判決，或因其他方法訴訟終結時，重行起算（民法第137條第1項、民法第137條第2項），非自起訴時起算。本文用4個重點、完整範例與表格，教你寫出一封未來上法院也站得住腳的存證信函。

「王先生，你再不交房租，我就要告你哦！」房東李OO在電話裡氣急敗壞地說。 「我最近手頭緊，下個月一起給啦！」房客王OO敷衍地掛了電話。 一個月後，王OO依然沒繳房租，李OO氣沖沖跑到法院要提告，卻被問了一句：「妳有先寄存證信函催告嗎？」李OO頓時愣住：「什麼是存證信函？傳LINE不算嗎？」

以上的場景，是不是很熟悉？在台灣，許多法律行動的「起手式」，就是一封正確的存證信函。它就像是法律界的掛號信，不只通知對方，更是為自己「保存證據」的關鍵步驟。今天，就讓我們用最白話、最有趣的方式，拆解這封「法律預告信」的寫法，讓你不再求助無門！

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存證信函是什麼？跟LINE告知、律師函差在哪？

你可以把存證信函想像成一支「法律錄音筆」。平常你用LINE、電話或口頭跟對方說「再不還錢我要告你」，對方可能耍賴不認帳。存證信函透過郵局寄送，郵局會保留一份內容完全相同的副本，證明你「在什麼時間、寄了什麼內容」給對方。這份副本就是你的「證據」，讓對方無法抵賴說沒收到或沒這回事。

先釐清一個常見誤解：存證信函本身沒有強制力，也不會因為你寄了對方就一定要照做。 它的法律性質是「意思表示」加上「證據保全」。法源是《郵件處理規則》第34條：掛號信函交寄時加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，即為存證信函。「存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。」條文僅規定保存三年期滿銷燬，未另定其他證明責任。因此你自己務必永久保存寄件人留存的一份正本、掛號郵件收據與回執，這才是日後舉證的完整證據鏈。

那傳LINE、打電話算不算催告？算。民法上的「請求」與「催告」不限定要用存證信函，口頭、LINE、電子郵件只要能證明你有向對方為請求的意思，同樣可能構成民法第129條的時效中斷事由或民法第440條的催告。差別在於證據力：LINE紀錄可能被刪除、對方可能否認帳號為其所有、通話沒有錄音就難以證明；存證信函經郵局存證與掛號投遞，證據力最強，法院也最容易認定送達時點，這就是大家堅持要寄存證信函的原因。

它的主要功能有兩個：

1. 意思表示：正式、嚴肅地通知對方你的要求（例如：請還錢、請搬走、請履行合約）。
2. 中斷時效：法律上的請求權有時效限制（例如一般借款是15年，民法第125條；但租金屬民法第126條「利息、紅利、租金、贍養費、退職金及其他一年或不及一年之定期給付債權，其各期給付請求權，因五年間不行使而消滅」之5年短期時效，非第125條15年），你寄出存證信函時，信內所載的「請給付」等請求意思表示，屬於民法第129條第1項第1款「請求」的事由，可使時效中斷。但要特別注意，依民法第130條規定，時效因請求而中斷者，若於請求後六個月內不起訴，視為不中斷。這六個月是不變期間，自你為請求時起算。換言之，存證信函只是「暫時」中斷時效，你必須在寄出後六個月內提起訴訟，或為與起訴有同一效力之行為，時效才會真正重新起算，避免你的權利因為時間太久而「睡著了」。

與起訴有同一效力的行為，民法第129條第2項有法定列舉，包含：依督促程序聲請發支付命令、聲請調解或提付仲裁、申報和解債權或破產債權、告知訴訟、開始執行行為或聲請強制執行。若你已在六個月內合法為其中之一，時效自該事由終止時重行起算；因起訴而中斷之時效，自受確定判決，或因其他方法訴訟終結時，重行起算（民法第137條第2項），非自起訴時起算。這點務必記牢，很多人寄了存證信函就以為時效永遠中斷，放了半年以上才起訴，結果被法院認定視為不中斷而敗訴。

此外，經確定判決或其他與確定判決有同一效力之執行名義所確定之請求權，其原有消滅時效期間不滿五年者，因中斷而重行起算之時效期間為五年（民法第137條第3項）。例如租金原本5年時效，經勝訴判決確定後，重行起算之時效為5年。

法院在審理案件時，非常重視程序是否完備。就像法院在宣示判決時，宜適當說明主文意義並向在庭者說明理由要領，以使當事人能理解判決內容一樣院台廳民一字第 1090007915 號，你對外主張權利，第一步也應該用一種明確、可留存證據的方式進行通知，這才是保障自己權益的聰明做法。上述函釋是規範法院宣判程序的要求，本文僅作類比，並非存證信函本身的法源，本則為要旨摘述，非逐字引文。

重點一：存證信函開頭怎麼寫？人、事、時、地、物五大要素缺一不可

寫存證信函就像寫一篇簡要的「事實報告」，開頭必須讓任何人都能一眼看懂誰對誰、為了什麼事。請遵循以下公式：

• 寄件人（你）：姓名、身分證字號、地址、電話。如果是公司，要寫公司名稱、統一編號、地址。
• 收件人（對方）：同上，資料越詳細越好。地址務必正確，這關係到送達是否成功。
• 主旨：用一句話概括這封信的目的。例如：「催告給付積欠租金新台幣XX元事」、「終止房屋租賃契約事」。

實戰演練：李OO催房租

• 寄件人：李OO（身分證：A123456789，地址：台北市大安區和平東路一段100號，電話：0912-345-678）
• 收件人：王OO（身分證：B987654321，地址：同寄件人地址，但註明為租賃之房屋，電話：0988-877-877）
• 主旨：催告給付積欠民國113年1月至3月租金共新台幣6萬元整事。

法院見解小教室：為什麼要這麼詳細？因為法律程序講求「明確性」。如同檢察官製作起訴書、不起訴處分書時，用語應力求口語化、使用易於瞭解之文詞，使當事人及一般民眾均能明瞭其內容（86）法檢決字第 003044 號，我們寫存證信函也是為了讓對方（以及未來可能的法官）一目了然，避免產生「你說的到底是哪件事？」的爭議。本則為要旨摘述。

地址正確更是關鍵。送達制度的目的，在於使應受送達人知悉文書內容，以促其為必要行為、避免權益受損秘台廳民一字第 1070014966 號。該函釋原是說明寄存送達時郵務送達通知書的記載方式，本文僅引用其關於送達目的之說明作類比，並非存證信函地址效力的直接法源，本則為要旨摘述。對存證信函而言，地址錯誤導致無法送達或被退回，就無法產生催告到達的效力，你會失去主張「已定期催告」的前提。實務上最常見的退件原因是「查無此人」「遷移不明」，務必以契約書地址、最新戶籍地址或實際居住地交互確認。

實務提醒： 若收件人故意拒收或不在，郵務機關會開立招領通知並為寄存送達。依民事訴訟法第138條寄存送達規定：送達不能依第136條（送達處所）、民事訴訟法第137條（補充送達）為之者，得寄存送達地之自治或警察機關，並作送達通知書黏貼於應受送達人住居所、事務所、營業所或其就業處所門首，以為送達。寄存送達，自寄存之日起經10日發生效力，寄存機關應保存二個月。因此務必保留掛號郵件收據、郵件查詢紀錄與招領通知，若對方主張未收到，你才能證明已完成合法投遞程序。

重點二：存證信函的事實與理由怎麼寫才有證據力？

這是信函的核心。請用條列式或分段敘述，按照時間順序，把「發生什麼事」講清楚。記住一個原則：假設法官完全不了解你的情況，你能否光靠這段的描述，就讓他掌握來龍去脈？

內容要包括：

1. 雙方關係：例如「雙方於民國112年1月1日簽訂房屋租賃契約，承租上述地址房屋」。
2. 約定內容：例如「每月租金新台幣2萬元，應於每月5日前支付」。
3. 對方違約的事實：例如「台端自民國113年1月起即未依約支付租金，迄今已積欠113年1月、2月、3月之租金，共計新台幣6萬元整」。
4. 你的催告經過（如果有的話）：例如「本人曾於113年2月10日以LINE訊息催告，然台端僅口頭承諾卻未履行」。
5. 法律依據（簡單提及）：例如「台端之行為已違反民法第439條承租人支付租金之義務」。第439條是規定承租人應依約定日期支付租金的義務本身；若你下一步想主張「終止契約」，法源則是民法第440條，兩者不要混淆。

數學計算要清楚： 積欠金額的計算必須毫無模糊空間。例如：

每月租金：20,000元 積欠月份：113年1月、2月、3月，共3個月。 積欠總額：20,000元/月 × 3個月 = 60,000元整。 （若有約定滯納金，也應一併計算：例如約定遲付每日加收千分之一，則60,000元 × 0.001 = 每日60元，再乘上遲延天數。）

法院見解小教室：事實陳述務必具體。就像小額程序中，判決書得僅記載主文，就當事人有爭執事項於必要時得加記理由要領，以聚焦爭點一樣廳民一字第 1060023477 號，你的存證信函也應該直指核心爭點（欠租金），並提出要領（欠了哪幾個月、總共多少錢）。這是小額程序簡化判決書的規定，本文僅作類比，本則為要旨摘述。模糊的指控（如「你欠我很多錢」）是沒有法律效力的，未來法官也難以認定你催告的範圍。

舉證小技巧： 附上關鍵證據的描述，例如「租賃契約第3條」「113年2月10日LINE對話截圖」「台灣銀行匯款帳號123-456-789000」，並在存證信函內寫明「檢附契約影本乙份」，讓對方與日後法院一看就知道請求的基礎。

重點三：存證信函的要求與期限怎麼下？最後通牒要明確、可執行

講完事實後，就要告訴對方「你現在該怎麼做」。這部分必須絕對明確、可執行，並給予一個合理的履行期限。

標準句型範例： 「請台端於函到7日內（例如：民國113年4月10日前），將上述積欠租金總計新台幣6萬元整，匯入本人指定帳戶（銀行：XX銀行，分行：XX分行，戶名：李OO，帳號：012-345-67890-0），逾期未給付，本人將依法終止租約並提起訴訟，請求返還房屋、給付租金及損害賠償，一切法律責任概由台端自行負責，幸勿自誤。」

關鍵元素解析：

• 期限要明確：「函到7日內」或直接寫明截止日期「民國113年X月X日前」。
• 給付方式要具體：現金、匯款（附上帳號）、開立支票等。
• 逾期效果要講明：告訴對方如果期限內沒做到，你下一步會做什麼（如：終止契約、提起訴訟）。這才是存證信函的「警告」與「預告」功能。

這裡有兩個房屋租賃的特別陷阱，務必避開：

1. 必須定「相當期限」催告，不能今天寄明天就主張終止。 民法第440條第1項規定，承租人租金支付有遲延者，出租人得定相當期限催告承租人支付租金，如承租人於其期限內不為支付，出租人得終止契約。什麼叫相當期限？法律沒有固定天數，但實務上常見為7日至10日以上，若金額龐大或有特殊困難，宜給更長時間。期限過短，可能被法院認定非屬相當而無終止效力。

2. 房屋租金必須符合民法第440條第2項兩要件才能終止。 民法第440條第2項完整規定為：「租賃物為房屋者，遲付租金之總額，非達二個月之租額，不得依前項之規定，終止契約。其租金約定於每期開始時支付者，並應於遲延給付逾二個月時，始得終止契約。」土地法第100條第3款亦同旨。也就是說，即使承租人遲延一個月，你可以催告、可以請求給付，但還不能直接終止租約、請他搬走。本文範例「每月5日前支付」屬「每期開始時支付」，須同時符合「總額達二個月」及「遲延給付逾二個月」始得終止。更重要的是，實務見解認為押租金（擔保金）不能先行抵充欠租來規避這個門檻，必須先經合法催告不付，始得終止。

若租約約定每月5日前（期初）支付，依民法第440條第2項後段，尚須「遲延給付逾二個月」始得終止。舉例：1月5日、2月5日應付租金均未付，須逾2月5日起算逾二個月（至4月5日之後）且經相當期限催告仍不支付，始得終止。若僅符合總額達二個月但尚未逾二個月，仍不得終止。

重點四：存證信函結尾與寄送怎麼完成最後一哩路？

1. 結尾敬語：通常用「請查照」。
2. 署名：再次寫上寄件人姓名，最好親自簽名或蓋章。
3. 日期：寫上發信的年月日。
4. 購買與填寫：到郵局購買「存證信函用紙」，一式三份（一份寄對方、一份郵局存查、一份自己留底）。用正楷書寫或打字，如有塗改，須於欄外註明並蓋章，否則郵局得拒收。這是依《郵件處理規則》第34條授權的郵局作業規定，實務上審查相當嚴格，字跡潦草、塗改未蓋章都可能被要求重寫。
5. 寄送：用雙掛號（掛號附回執）方式寄出。務必保留「掛號郵件收據」，上面有追蹤號碼，可以查詢送達狀態。回執（收件回執）寄回後，與郵局副本、你手上的留底，三者內容必須完全一致，才算完成存證。

保存期限提醒： 郵局留存的副本僅保存三年，期滿銷燬。若日後訴訟已超過三年，郵局將無法再提供證明。因此你自己的留底與回執要永久保存，建議同時掃描備份、拍照存檔，並記下掛號號碼以便線上查詢投遞紀錄。

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存證信函範例完整版（以催收租金為例）

以下範例已考量房屋租賃須達二個月租額始得終止、須定相當期限催告等現行規定，請依個案事實調整。另請注意，若約定於每期開始時支付（如每月5日前），依民法第440條第2項後段尚須「遲延給付逾二個月」始得終止，本範例1月至3月已逾二個月，故符合要件。

存證信函

編號：第001號 頁數：共1頁 寄件人：李OO 身分證字號：A123456789 地址：台北市大安區和平東路一段100號 電話：0912-345-678

收件人：王OO 身分證字號：B987654321 地址：台北市大安區和平東路一段100號（承租房屋） 電話：0988-877-877

主旨：催告給付積欠民國113年1月至3月租金共新台幣6萬元整事。

說明： 一、雙方於民國112年1月1日簽訂房屋租賃契約，由台端向本人承租上述地址房屋，約定每月租金為新台幣2萬元整，應於每月5日前支付。 二、詎料，台端自民國113年1月起即未依約支付租金，迄今已積欠113年1月、2月、3月共三個月之租金。計算如下：20,000元/月 × 3個月 = 新台幣60,000元整。 三、本人前已多次以口頭及通訊軟體催告，台端均置之不理，已違反租約及民法第439條支付租金之義務。 四、為此，特函告台端，請於函到7日內（即民國113年4月10日前），將積欠之租金總額新台幣6萬元整，全數匯入本人下列指定帳戶，以清償債務。 * 銀行：台灣銀行（代碼004） * 分行：和平分行 * 戶名：李OO * 帳號：123-456-789000 五、台端遲付租金總額已達二個月以上，若逾期仍未給付，本人將依民法第440條規定終止雙方租賃契約，並訴請法院判令台端返還房屋、給付積欠租金及相當於租金額之損害賠償，且一切訴訟費用及衍生之損失均由台端負擔。勿謂言之不預！

此致 王OO 先生

寄件人：李OO (簽名或蓋章) 中華民國113年4月1日

範例使用說明： 本範例的「7日」是實務上常見的相當期限，若個案有特殊情況請酌予延長。終止契約的前提是「達二個月租額＋經相當期限催告仍不付」，若約定於每期開始時支付，並須「遲延給付逾二個月」始得終止；若你的個案僅積欠1個月，請將第五點改為「逾期未給付，本人將依法訴請給付租金」而暫不主張終止，避免被認定不合法終止。

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存證信函寄出後對方不理會怎麼辦？有強制力嗎？

沒有。存證信函寄出並經合法送達，就完成了「催告」或「意思表示」的法律行為，並使時效因請求而中斷（六個月內須接續起訴等行為，否則視為不中斷），但它不會自動讓對方搬走或還錢。對方不理會時，你就取得了進行下一步法律行動的條件，這時應該確實執行你在信函中預告的後果。

常見的下一步有三種，與起訴有同一效力，都能維持時效中斷：

1. 提起訴訟：向管轄法院起訴請求給付租金、返還房屋等。
2. 聲請支付命令：依督促程序聲請發支付命令，程序較簡速，若對方未異議即得聲請強制執行。
3. 聲請調解或提付仲裁：向鄉鎮市調解委員會聲請調解，或依契約提付仲裁。

務必在請求後六個月內為之，時效中斷者，自中斷之事由終止時，重行起算；因起訴而中斷之時效，自受確定判決，或因其他方法訴訟終結時，重行起算（民法第137條第1項、民法第137條第2項），非自起訴時起算。如果只寄信卻沒有後續行動，警告效果會大打折扣，時效也會被視為不中斷。

重要提醒：時效中斷後的「視為不中斷」陷阱 時效因起訴而中斷者，若撤回其訴或因不合法而受駁回確定，視為不中斷（民法第131條）；時效因聲請發支付命令而中斷者，若撤回聲請、受駁回或支付命令失其效力，視為不中斷（民法第132條）；時效因聲請調解或提付仲裁而中斷者，若調解聲請經撤回、被駁回、調解不成立或仲裁請求經撤回、不能達成判斷，視為不中斷（民法第133條）。因此，六個月內雖已起訴或聲請，若事後發生上述情形，仍會被視為自始未中斷，務必追蹤程序結果。 另依民法第137條第3項，經確定判決或其他與確定判決有同一效力之執行名義所確定之請求權，其原有消滅時效期間不滿五年者，因中斷而重行起算之時效期間為五年。例如租金原本5年時效，經勝訴判決確定後，重行起算之時效為5年。

重要QA時間

Q：存證信函寄出去就有效力嗎？對方不理會怎麼辦？

有，但僅是「催告到達」與「請求中斷時效」的效力，沒有強制執行力。 以雙掛號成功送達時，即完成催告的意思表示到達，並可作為時效因請求而中斷的證據；但對方不履行，你仍須在六個月內起訴或聲請支付命令、調解、仲裁等，否則視為不中斷。對方不理會時，就依信中所預告的法律效果確實執行，例如終止租約、起訴請求返還房屋及租金。並請注意，若起訴後撤回或被駁回、支付命令失其效力、調解不成立等，依民法第131條至第133條仍視為不中斷。

Q：我可以自己寫存證信函嗎？一定要找律師嗎？

可以自己寫，簡單糾紛自己寄最省時省錢。 對於事實清楚、金額不大的情況（如小額欠租、簡單買賣糾紛），自行撰寫並寄發是有效率的方式。但若案情複雜、涉及金額龐大、需要精準主張終止契約、違約金、損害賠償，或對方已有律師，建議諮詢律師或請律師代筆，確保法律用語精準、策略正確，避免因寫錯期限或法條而導致終止不合法或時效中斷失敗。

Q：存證信函有格式限制嗎？一定要去郵局寫嗎？

法律未限制內容格式，但郵局有制式用紙與書寫規則，強烈建議使用。 你可以事先在家用電腦打好內容，列印後貼於郵局用紙格內，或直接到郵局繕寫。重點是三份內容完全相同、字跡清晰、塗改處於欄外註明並蓋章。一式三份為郵局實務作法，分由寄件人、收件人、郵局留存。

Q：如果我不知道對方的身分證字號或最新地址怎麼辦？

地址最重要，身分證字號可省略但姓名必須正確。 地址務必盡力查證（契約書地址、戶籍地址、實際居住地），身分證字號若不知道可先不寫。最壞情況是地址錯誤導致無法送達，這封存證信函就無法產生到達效力，你可能需要改用寄存送達或公示送達等程序，但那會更複雜。因此簽約時務必留下正確、可送達的地址與聯絡方式。

Q：存證信函和律師函有什麼不同？

兩者都是正式的意思表示，差別在「存證」與「專業壓力」。 存證信函是民眾版的正式通知，重點在郵局留存副本的存證效果；律師函是專業版，由律師署名發出，除了通知，還帶有法律分析與以專業施壓的意味，威嚇力通常更強、費用也較高。兩者皆具意思表示效力，選擇取決於案件複雜度與你需要的施壓程度。

Q：房屋租金積欠一個月就能用存證信函趕房客嗎？

不能。 房屋租賃要終止契約，必須符合民法第440條第2項「租賃物為房屋者，遲付租金之總額，非達二個月之租額，不得依前項之規定，終止契約。其租金約定於每期開始時支付者，並應於遲延給付逾二個月時，始得終止契約。」加上「定相當期限催告仍不支付」兩個要件。僅積欠一個月時，你可以催告並請求給付，但尚不得終止契約、請求返還房屋。也不能先把押金拿去抵一個月租金，再主張已達二個月，實務上此種抵充不被承認。若約定每月5日前支付屬期初支付，尚須遲延給付逾二個月始得終止。

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學會撰寫存證信函，就像是為自己裝備了一項基礎卻強大的「法律自保工具」。它不僅能清晰表達你的立場，更能有效固定證據、中斷時效，為後續可能的協商或訴訟打下堅實的基礎。記住，明確、具體、可執行是三大黃金法則。下次遇到權益受損時，別再只會生氣或口頭抱怨，拿起紙筆（或打開電腦），寫下一封有理有據的存證信函，踏出維護正義的第一步吧！

最後提醒： 本文所述民法第125條15年時效、民法第126條租金等5年短期時效、民法第129條、民法第130條六個月期間、民法第131條、民法第132條、民法第133條視為不中斷、民法第137條重行起算（含第3項不滿五年者重行起算為五年）、民法第439條、民法第440條及《郵件處理規則》第34條，均為現行有效規定。租金各期給付請求權為5年時效，非15年。法律未規定期限或格式的部分，實務上各郵局、各地法院作法可能略有差異，寄發前建議向郵局窗口或受理單位確認最新作業規定。